Ada beberapa para ahli yang
mengemukakan tentang pengertian organisasi, antara lain:
1. W.J.S. Poerwadarminta
Organisasi
merupakan susunan dan aturan dari berbagai bagian (orang atau kelompok)
sehingga menjadi satu kesatuan yang teratur dan tertata.
2. Janu Murdiyamoko & Citra
Handayani
Organisasi
merupakan sebuah sistem sosial yang mempunyai identitas kolektif secara tegas,
progja yang jelas, prosedur dan cara kerja, serta daftar anggota yang secara
terperinci.
3. Max Weber
Organisasi
ialah suatu kerangka terstruktur yang di dalamnya berisikan wewenang, tanggung
jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing-masing fungsi tertentu.
4. M. Dahlan Al Barry
Organisasi
merupakan pengaturan dan penyusunan bagian-bagian tertentu hingga menjadi satu
kesatuan, aturan dan susunan dari berbagai bagian sehingga menjadi satu
kesatuan yang teratur dan gabungan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Chester I. Bernard
Organisasi
merupakan sebuah sistem kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang
ataupun lebih untuk melaksanakan suatu aktivitas yang didalamnya memerlukan
komunikasi dengan pencapaian tujuan bersama. Barnard menekankan peranan pada
setiap orang anggotanya yang harus diberikan informasi dan motivasi dan
sebagian sebagian anggota lainnya yang harus membuat keputusan.
6. Richard Scott
Organisasi
merupakan suatu kolektivitas yang disengaja & dibentuk untuk mencapai suatu
tujuan tertentu yang didasarkan pada asas kelangsungan.
7. Stephen P. Robbinss
Organisasi
merupakan suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan dengan batasan-batasan
yang relatif dapat diidentifikasi dan bekerja terus menerus untuk mencapai
tujuan bersama.
8. Stoner
Organisasi
ialah suatu pola hubungan melalui orang atau sekelompok orang di bawah
pengarahan manajer untuk mengejar tujuan bersama.
9. Victor A. Thompson
Organisasi
merupakan suatu integrasi dari sejumlah orang yang ahli yang bekerja sama
dengan sangat rasional & impersonal untuk mencapai tujuan - tujuan yang
spesifik &telah disepakati sebelumnya.
10. James D. Mooney
Organisasi
ialah suatu bentuk perserikatan orang atau sekelompok manusia untuk mencapai
tujuan bersama yang telah di sepakati.
11. Kochler
Organisasi
merupakan sebuah sistem terstruktur yang mengkoordinasikan usaha tertentu oleh
suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan.
12.
Schein
Organisasi
ialah suatu bentuk koordinasi segala aktivitas yang rasional oleh sejumlah
orang untuk mencapai tujuan melalui pembagian dalam pekerjaan & fungsi
hirarki otoritas serta tanggungjawab masing-masing anggota.
II.
PERENCANAAN
A.
CIRI – CIRI PERENCANAAN
Ciri-Ciri Perencanaan yang Baik:
a.Simpel, sederhana
dan mudah dimengerti.
b.Fleksibel. Rencana
yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu
berubah-ubah.
c. Stabil, yaitu
tidak perlu selalu mengalami perombakan dan perubahan.
d.Faktual. Dibuat
berdasarkan fakta-fakta yang ada dan diselaraskan pula dengan kejadian-kejadian
yang akan timbul dalam tindakan pelaksanaannya.
e.Rasional, yaitu
dibuat atas dasar pemikiran yang sehat, ilmiah dan dapat dipertanggung-jawabkan.
f. Kontinyu, yakni
dipersiapkan untuk tanda-tanda yang terus-menerus dan berkelanjutan.
g.Dinamis. Salah
saru ciri perencanaan yang baik, apabila sifatnya dinamis. Perencanaan dibuat
dan dipersiapkan untuk memikirkan peningkatan perbaikan dan pembaharuan dalam
mencapai kemajuan dan kesempurnaan pada masa yang akan datang.
h.Praktis dan pragmatis, artinya planning mampu
dilakukan dan dicapai serta dapat mendukung program organisasi.
i.Akurat, artinya di
buat secara terperinci dan mendetail dan dirumuskan segala aspek organisasi,
tata kerja, metode kerja, penggunaan tenaga kerja, pembiayaan, jadwal waktu,
target hasil dari sistem pengawasan.
j.Sistematik, artinya suatu
perencanaan itu dipandang baik apakah susunannya teratur baik.
B.
UNSUR – UNSUR PERENCANAAN
Harol Koonth & CO Donnel mengemukakan bahwa
suatu perencanaan harus mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Tujuan
Yaitu segala sesuatu yang hendak dicapai dalam
usaha kerjasama atau organisasi. Tujuan yang dimaksudkan dapat berupa material
ataupun alat pemuas kebutuhan spiritual. Untuk dapat dipakai sebagai dasar
dalam pelaksanaan kerja, maka tujuan yang hendak dicapai haruslah dirumuskan
secara jelas dan tegas.
2. Politik atau Kebijaksanaan
Adalah merupakan peraturan-peraturan atau pedoman
yang digariskan oleh organisasi. Atau dengan kata lain lazim disebut sebagai
pedoman tindakan untuk mencapai tujuan.
3. Prosedur
Yaitu suatu tata urutan pelaksanaan kerja yang
harus dilakukan atau diikuti. Jadi dengan prosedur orang-orang akan senantiasa
mengetahui dari mana mereka harus memulai dan mengakhiri tugas-tugasnya.
4. Budget
Yaitu suatu anggaran yang berupa ikhtisar
daripada hasil yang diharapkan akan dicapai dan beaya atau input yang
diperlukan untuk mencapai hasil itu. Budget itu lazimnya dinyatakan dalam
bentuk angka-angka.
5. Program
Adalah campuran dari pada tujuan, politik,
prosedur, dan budget yang dimaksudkan untuk menetapkan suatu kerangka tindakan
untuk waktu yang akan datang.
Apabila kita mengkaji kembali definisi sebelumnya
dengan teliti, kiranya akan menjadi jelas terlihat bahwa planning sebagai
fungsi organik manajemen merupakan perumusan yang teliti daripada
kebijaksanaan-kebijaksanaan mengenai berbagai aspek serta kegiatan, termasuk
penggunaan resources (sumber daya), dalam rangka pencapaian tujuan yang
ditentukan.
C.
JENIS – JENIS PERENCANAAN
Menurut Asnawir Ada tujuh jenis-jenis
perencanaan, yang kesemua itu dilihat dari sudut pandang berbeda, di antara
jenis-jenis perencanaan tersebut adalah:
1. Dilihat dari segi waktu
Dari segi waktu perencanaan dapat dibagi menjadi
tiga yaitu:
1) Perencanaan jangka panjang, yang termasuk dalam
perencanaan jangka panjang adalah rentang waktu sepuluh sampai tiga puluh
tahun. Perencanaan jangka panjang ini bersifat umum, dan belum terperinci.
2) Perencanaan jangka menengah, jangka menengah
biasanya mempunyai jangka waktu antara lima sampai sepuluh tahun.
3) Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang
mempunyai jangka waktu antar satu tahun sampai lima tahun.
2. Dilihat dari segi sifatnya
Perencanaan dibagi menjadi dua yaitu:
1) Perencanaan kuantitatif, yang termasuk perencaan
kuantitatif adalah semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka.
2) Perencanaan kualitatif adalah perencanaaan yang
ingin dicapai dinyatakan secara kualitas.
3. Perencanaan dari segi luas wilayah
Perencanaan pendidikan dipandang dari segi luas
wilayah dapat dibagi menjadi empat, yaitu:
1) Perencanaan local, yaitu perencanaan yang disusun
dan ditetapkan oleh lembaga-lembaga yang ada di daerah-daerah dengan sifat yang
terbatas.
2) Perencanaan regional adalah perencanaan yang
ditetapkan di tingkat propinsi.
3) Perencanaan nasional, adalah perencanaan di
suatau Negara dan dijadikan dasar untuk perencanaan local dan regional.
4) Perencanaan internasional yaitu perencanaan oleh
beberapa Negara yang melewati batas-batas suatu negara yang dilaksanakan
melalui dari Negara-negara tersebut.
4. Perencanaan dari segi luas jangkauan
Terbagi menjadi dua yaitu:
1) Perencanaan makro yaitu perencanaan yang bersifat
universal, menyeluruh dan meluas.
2) Perencanaan mikro adalah perencanaan yang
ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu.
5. Dari segi prioritas pembuatnya
Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga:
1) Perencanaan sentralisasi, yaitu perencanaan yang
ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu Negara.
2) Perencanaan desentralisasi yaitu perencanaan yang
di susun oleh masing-masing wilayah.
3) Perencanaan dekonsentrasi yaitu perencanaan
gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.
6. Dari segi obyek
Perencanaan dibagi menjadi dua:
1) Perencanaan rutin yaitu perencanaan yang di susun
untuk jangka waktu tertentu yang dilakukan setiap tahun.
2) Perencanaan eksendental, yaitu perencanaan yang
di susun sesuai dengan kebutuhan yang mendesak pada saat tertentu.
7. Dari segi proses
Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga kelompok:
1) Perencanaan filosofikal, yaitu perencanaan yang
bersifat umum, hanya berupa konsep-konsep dari nilai yang bersifat ideal dan
masih memerlukan penafsiran-penafsiran dalam bentuk program.
2) Perencanaan programial adalah perencanaan berupa
penjabaran dari perencanaan filosofikal.
3) Perencanaan operasional yaitu perencanaan yang
jelas dan dapat dilakukan.
Ada juga yang membagi jenis perencanaan menjadi 2
jenis, yaitu:
1. Rencana strategik
Yang disusun untuk mencapai tujuan umum
organisasi, yaitu melaksanakan misi organisasi. Sering juga disebut Perencanaan
Jangkah Panjang (longe range planning) adalah proses pengambilan keputusan yang
menyangkut tujuan jangka panjang organisasi, kebijakan yang harus diperhatikan,
serta strategi yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk
melaksanakan strategi tersebut harus pula disusun program kerja yang terinci,
mencakup kegiatan yang harus dilakukan, kapan harus dimulai, kapan harus
selesai, dan siapa yang harus bertanggung jawab, serta sumber daya manusia yang
diperlukan. Singkatnya perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka
panjang yang sudah diformalkan, yang digunakan untuk merumuskan tujuan
organisasi serta cara menghadapinya.
2. Rencana operasional
Yang merupakan rincian tentang bagaimana rencana
strategik dilaksanakan. Rencana Operasional terdiri atas bentuk , yaitu : (1)
rencana sekali pakai (single use plan) yakni rencana yang disusun untuk
mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai; (2)
rencana permanen (standing plans), yakni pendekatan pendekatan yang sudah di
standarisasi untuk menghadapi situasi berulang dan dapat diramalkan sebelumnya.
III.
BENTUK – BENTUK BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
Organisasi
adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk
mencapai tujuan bersama
Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur
organisasi yaitu :
1. Struktur organisasi lini
2. Struktur organisasi lini dan staff
3. Struktur organisasi fungsional
4. Struktur organisasi lini dan fungsional
A.
Organisasi Lini
Organisasi
Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung
secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya
Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk
jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan
secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini
diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri :
1. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih
bersifat langsung melalui satu garis wewenang
2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya
sebagai pelaksana
3. Jumlah karyawan sedikit
4. Sarana dan alatnya terbatas
5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik
perusahaan adalah sebagai top manajer
6. Organisasi kecil
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :
1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis
komando
2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota
organisasi besar
3. Proses decesion making berjalan cepat
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :
1.
Ada
tendensi gaya kepernimpinan otokratis
2.
Pengembangan
kreatifitas karyawan terhambat
3.
Tujuan top
manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
4.
Karyawan
tergantung pada satu orang dalam organisasi
Gambar struktur organisasi Lini :
Organisasi
Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.
Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari
seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran
dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para
staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan
pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada
pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau
kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan
bawahan tidak secara langsung
Ciri :
1.
Hubungan atasan dan bawahan tidak
seluruhnya secara langsung
2.
Karyawan banyak
3.
Organisasi besar
4.
Ada dua kelompok kerja dalam organisasi
sehingga ditekankan adanya spesialisasi:
a.
Personel lini
b.
Personel staf
Keuntungan dari struktur organisasi ini
adalah :
1.
Ada pembagian tugas yang jelas
2.
Kerjasama dan koordinasi dapat
dilaksanakan dengan jelas
3.
Pengembangan bakat segenap anggota
organisasi terjamin
4.
Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the
right man on the right place
5.
Bentuk organisasi ini fleksibel untuk
diterapkan
Keburukan dari struktur organisasi ini
adalah :
1.
Tugas pokok orang-orang sering
dinomorduakan
2.
Proses decesion makin berliku-liku
3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka
sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage
4.
Persaingan tidak sehat antara pejabat
yang satu dengan pejabat lainnya
Gambar struktur organisasi Lini dan Staf:
C.
Organisasi
Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
Ciri :
1.
Organisasi kecil
2.
Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja
staf ahli
3.
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4.
Target yang hendak dicapai jelas dan
pasti
5.
Pengawasan dilakukan secara ketat
Keuntungan dari struktur organisasi ini
adalah :
1.
Program tearah, jelas dan cepat
2.
Anggaran, personalia, dan sarana tepat
dan sesuai
3.
Kenaikan pangkat pejabat fungsional
cepat
4.
Adanya pembagian tugas antara kerja
pikiran dan fisik
5.
Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang
baik
6.
Solidaritas antar anggota yang tinggi
7.
Moral serta disiplin keija yang tinggi
8.
Koordinasi antara anggota berjalan
dengan baik
9.
Mempromosikan ketrampilan yang
terspesialisasi
10.
Mengurangi duplikasi penggunaan sumber
daya yang terbatas
11.
Memberikan kesempatan karir bagi para
tenaga ahli spesialis
Keburukan dari struktur organisasi ini
adalah :
1.
Pejabat fungsional bingung dalam
mengikuti prosedur administrasi
2.
Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi
dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3.
Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4.
Sulit untuk melakukan pertukaran tugas,
karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu
5.
Menekankan pada rutinitas tugas - kurang
memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6.
Menumbuhkan perspektif fungsional yang
sempit
7.
Mengurangi komunikasi dan koordinasi
antar fungsi
8. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi
dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit
dilakukan
Dan tipe fungsional ini relevan untuk
situasi seperti berikut :
1.
Lingkungan stabil
2.
Tugas bersifat rutin dan tidak banyak
perubahan terjadi
3.
Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas
fungsional
Gambar struktur organisasi Fungsional:
D.
Organisasi
Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.
Ciri :
1.
Tidak tampak adanya pembedaan tugas
pokok dan bantuan
2.
Spesialisasi secara praktis pada pejabat
fungsional
3.
Pembagian kerja dan wewenang tidak
membedakan perbedaan tingkat eselon
4.
Strukutur organisasi tidak begitu
kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua
seksi, dan para perugas
5.
Struktur organisasi secara relatif tidak
permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan
6.
Tugas pimpinan dilasanakan secara
kolektif
7.
Semua anggota pimpinan mempunyai hak,
wewenang dan tanggung jawab yang sama
8.
Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas
tertentu dalam bentuk satgas
Keuntungan dari struktur organisasi ini
adalah :
1.
Solodaritas tinggi
2.
Disiplin tinggi
3.
Produktifitas tinggi karena spesialisasi
dilaksanakan maksimum
4.
Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau
teknis tidak dikerjakan
5.
Keputusan dapat diambil dengan baik dan
tepat
6.
Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan
secara berlebihan dari pimpinan
7.
Usaha kerjasama bawahan mudah digalang
Keburukan dari struktur organisasi ini
adalah:
1.
Kurang fleksibel dan tour of duty
2.
Spesialisasi memberikan kejenuhan
3. Proses pengambilan keputusan agak
larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi
4. Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak
seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
5.
Para pelaksana sering bingung, karena
perintah datangnya tidak dari satu orang saja
6. Kreativitas nampaknya sukar
dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas
Organisasi panitia biasanya terdiri dari
ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi.
Gambar struktur organisasi Lini dan
Fungsional:
E.
Organisasi
Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan
Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horisontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan
Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :
Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :
Manajer proyek tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia
Gambar struktur organisasi Matrix:
F.
Organisasi
Komite
Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen
Organisasi komite terdiri dari :
1.
Executive Committe (Pimpinan komite)
yaitu
para anggotanya mempunayi wewenang lini
2.
Staff Committee
yaitu
orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :
1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik
karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2.
Kepemimpinan yang bersifat otokratis
sangat kecil
3.
Dengan adanya tour of duty maka
pengembangan karier terjamin
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :
1.
Proses decesion making sangat lamban
2.
Biaya operasional rutin sangat tinggi
3.
Kalau ada masalah sering kali terjadi
penghindaran siapa yang bertanggung jawab
IV.
KESIMPULAN
Hampir
seluruh perusahaan bahkan harus memiliki yang namanya Organisasi. Tanpa adanya
organisasi, perusahaan tidak akan berjalan secara sistematis dan otomatis
struktur perusahaan akan berantakan. Contoh lainnya adalah seperti di sekolah/perkuliahan
yang memiliki banyak organisasi. Di antaranya adalah OSIS, BEM, organisasi –
organisasi fakultas, Ekskul/KTM, dan masih banyak lagi. Semua itu agar kegiatan
siswa/mahasiswa terorganisir dengan baik.
Sumber:
Sumber 1Sumber 2Sumber 3Sumber 4Sumber 5
